Datenschutz

Notare Dr. Oliver Vossius und Dr. Thomas Engel

Informationsblatt nach Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung

Unser Notariat nimmt den Schutz ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Ihre Daten unterliegen bei uns der strengen notariellen Verschwiegenheitspflicht. Hinzu kommen datenschutzrechtliche Vorgaben. Gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie im Einzelnen darüber informieren, welche Daten im Rahmen der notariellen Tätigkeit zu welchen Zwecken erhoben und verarbeitet werden.

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?

Verantwortlich für die Erhebung Ihrer Daten sind die Notare Dr. Oliver Vossius und Dr. Thomas Engel, Theatinerstr. 8, 80333 München sowie deren amtlich bestellter Vertreter.

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken erhoben?

2.1 Von Ihnen übermittelte Daten
Im Rahmen der notariellen Tätigkeit erfragen wir von Ihnen personenbezogene Daten, insbesondere Name, Adresse, Geburtsdatum, aber auch ggf. Ihre Steuer- Identifikationsnummer, die Höhe und Art Ihres Vermögens, familiäre Konstellationen u.ä. Die Daten werden von uns nur erhoben, gespeichert und verarbeitet, soweit dies im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit erforderlich ist, etwa zur Gewährleistung einer angemessenen und umfassenden Rechtsberatung, aber auch aufgrund von Mitteilungspflichten an Behörden, aufgrund von Identifizierungspflichten etc. Nach dem Beurkundungsgesetz und der Bundesnotarordnung sind wir zu einer umfassenden Datenerhebung verpflichtet, soweit dies erforderlich ist, um Ihre rechtliche Situation abschließend beurteilen zu können.

2.1 Von Dritten übermittelten Daten
Weiter erfragen wir, soweit erforderlich und gesetzlich gestattet, ggf. auch von Dritten personenbezogene Daten über Sie. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Grundbuchauszüge oder Handelsregisterauszüge. Hierbei halten wir uns streng an die notarielle Verschwiegenheitspflicht. Daten von Dritten werden ausschließlich dann erhoben, wenn ein rechtliches Interesse hierzu besteht.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e der

Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit Art. 4 Bayerisches

Datenschutzgesetz sowie § 17 BeurkG, außerdem §§ 78a bis 78n BnotO in Verbindung mit der

Vorsorgeregister-Verordnung (VRegV) und der Testamentsregister-Verordnung (ZTRV) ebenso

• 95 GNotKG.

4. Weitergabe ihrer Daten an Dritte

Ihre Daten werden fallbezogen, ohne ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weitergegeben, wenn dazu eine Gestattung oder Verpflichtung durch Gesetz bzw. eine behördliche oder gerichtliche Anordnung besteht.

Ihre Daten werden fallbezogen übermittelt an:

–     Gerichte (Grundbuchämter, Handelsregister, Familien- und Betreuungsgerichte, Nachlassgerichte, ggf. auch Zwangsvollstreckungsgericht und Insolvenzgericht);

–     Behörden insbesondere Kreisverwaltungsbehörden und Gemeinden;

–     Finanzbehörden, insbesondere für Zwecke der Körperschaftssteuer, Grunderwerbsteuer, Erbschafts- und Schenkungssteuer.

5. Wo und wie lange werden ihre Daten gespeichert?

In den von uns zu führenden Registern sowie in der Urkundensammlung werden Ihre Daten auf unbestimmte Zeit, in den Nebenakten werden Ihre Daten auf mindestens sieben Jahre gespeichert. Die Nebenakten enthalten den sonstigen Schriftverkehr in Bezug auf eine Beurkundung sowie die Kopien Ihrer Personalausweise. Nach Ablauf von sieben Jahren sind Nebenakten zu vernichten. In begründeten Einzelfällen, insbesondere im Zusammenhang von Eheverträgen und Testamenten, werden Nebenakten auch länger aufbewahrt. Im Rahmen von Textverarbeitungsdokumenten werden Ihre Daten weiterhin auf unseren hauseigenen Servern gespeichert, insbesondere in Form von Word oder Excel Dateien. Die Sicherheit der Datenverarbeitung wird durch den konsequenten Einsatz notariatsspezifscher technischer und organisatorischer Maßnahmen gewährleistet.

6. Ihre Betroffenenrechte

Sie sind nach Artikel 13 Abs. 2 in Verbindung mit Artikel 15 DSGVO berechtigt, über die von Ihnen gespeicherten Daten, die Verarbeitungszwecke und die Kategorien von Empfängern sowie die Dauer, Ihr Recht auf Berichtigung und Löschung und ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Auskunft zu verlangen. Bei einem solchen Auskunftsverlangen müssen Sie sich allerdings soweit identifizieren, dass wir prüfen können, ob Sie an der betreffenden Beurkundung oder Beglaubigung tatsächlich beteiligt waren. Auskunft über die Daten von Dritten kann nicht verlangt werden.

Sind Daten von Ihnen von Anfang an unrichtig erhoben und gespeichert worden, dürfen Sie Berichtigung verlangen.

Unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DSGVO sind Sie berechtigt, die Löschung einzelner Daten zu verlangen. Dies betrifft insbesondere die Löschung von Word oder Excel Dateien wenn die Speicherung für die Zwecke der Datenverarbeitung nicht mehr notwendig sind. Der guten Ordnung halber dürfen wir darauf hinweisen, dass es sinnvoll sein kann, die Daten möglichst lange auf den Server zu lassen, um sie für künftige Verträge wieder zur Verfügung zu haben. Ein Beispiel: Ändert eine GmbH eine Satzung, so ist es mit vorhandenen gespeicherten Daten relativ leicht möglich, eine komplette Satzungsneufassung zu erstellen.

Eine Weitergabe und Verwendung Ihrer Daten an andere Zwecke als die der notariellen Amtstätigkeit, etwa eine Weitergabe an Dritte außer den genannten Gerichten und Behörden ist weder beabsichtigt noch zulässig (Verschwiegenheitspflicht).

Zur Ausübung Ihrer genannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit direkt an das Notariat, an unseren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:

Confident Data GmbH
Machtlfingerstraße 26
81379 München
datenschutz@confidentdata.de

Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
poststelle@datenschutz-bayern.de

7. Datenschutzinformationen bezüglich unseres Internetauftritts (www.notare-vossius-engel.de)P

7.1 Server Logfiles:
Um eine fehlerfreie und sichere Bereitstellung unserer Website zu gewährleisten werden bei ihrem Besuch technische Daten durch unsere IT-Systeme erfasst und in Form von so genannten „Server-Logfiles“ vorübergehend gespeichert. Folgende Daten werden so protokolliert:

• Besuchte Website
• Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Verwendetes Betriebssystem und Browser
• Hostname des zugreifenden Systems

Die erhobenen Daten dienen lediglich der statistischen Auswertung und zur Verbesserung der Website und lassen allenfalls in Verbindung mit einem richterlichen Durchsuchungsbeschluss eine Identifizierung zu.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass unsere Website keinerlei Cookies, Analyse-Tools oder Plugins von Drittanbietern verwendet.

7.2 Externes Hosting:
Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Der Einsatz des Hosters erfolgt in unserem berechtigtem Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Auftritts durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit unserem Hoster geschlossen.

7.3 Einsatz von SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung:
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Informationen eine SSL- bzw, TLS-Verschlüsselung. Die verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem „https“ und dem Schlosssymbol in der Adresszeile Ihres Browsers.